Archiwizacja. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją.

07-05-2012

Każda instytucja w trakcie swojej działalności wytwarza różnorodną dokumentację, która utrwalona jest na rozmaitego rodzaju nośnikach. Dokumentacja ta rejestruje sposób działania instytucji i odzwierciedla zarządzanie nią.

Część akt o trwałej wartości historycznej ( około 25%) stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w instytucji materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.

Postępowanie z dokumentacją nie jest, więc dowolne i opiera się o określone zasady prawne. Najważniejszym aktem prawnym w zakresie polskiego prawa archiwalnego jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U . Nr 38, poz. 173 z póżn. zm.).

Szczegółowe postępowanie z dokumentacją określają przepisy wykonawcze do wymienionej ustawy. Są to przede wszystkim:

-rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U . Nr 41, poz. 216),

-rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116),
-zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 roku w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (M.P. Nr 4, poz. 31 ),

-zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 maja 1988 roku w sprawie warunków składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej (M.P. Nr 17, poz. 145),
-zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 12 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych (niepublikowane).

Postępowanie z dokumentacją określają również inne przepisy ogólnopaństwowe:

-ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U .Nr 121, poz. 591 z późn. zm.),
-ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku -Prawo prasowe (Dz. U .Nr 5, poz. 24 z późn. zm.),
-ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.),
-ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.),
-rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 roku w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156),
-rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 listopada 1995 roku w sprawie trybu udostępniania prasie informacji oraz organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz.U. Nr 132, poz. 642).

Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji niepaństwowych -niepaństwowy zasób archiwalny. Zasób państwowy i niepaństwowy składa się na narodowy zasób archiwalny. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a Dyrektor Naczelny – przez dyrektorów centralnych archiwów państwowych oraz dyrektorów państwowych archiwów terenowych. Nadzór ten polega na:
a) ustalaniu jednostek organizacyjnych, które są zobligowane do prowadzenia archiwów zakładowych,
b) zatwierdzaniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, do których opracowania zobowiązane są instytucje prowadzące archiwa zakładowe,
c) kontroli prawidłowości gromadzenia, przechowywania, opracowania, prowadzenia ewidencji oraz udostępniania i zabezpieczania materiałów archiwalnych a także brakowania dokumentacji,
d) udzielaniu konsultacji w sprawach postępowania z dokumentacją.

Państwową sieć archiwalną tworzą:
a) archiwa państwowe,
b) archiwa państwowe wyodrębnione,
c) archiwa zakładowe państwowych jednostek organizacyjnych i samorządów terytorialnych,
d) archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym.

Archiwa państwowe dzielą się na:
-archiwa centralne obejmujące swoim zasięgiem działania cały kraj,
-archiwa terenowe obejmujące zasięgiem działania pewien region (obszar jednego lub kilku województw).

W Polsce działają 3 archiwa centralne. Są to: Archiwum Główne Akt Dawnych przechowujące materiały archiwalne od najdawniejszych czasów do 1918 roku, Archiwum Akt N owych gromadzące materiały archiwalne od 1918 roku po dzień dzisiejszy oraz Archiwum Dokumentacji Mechanicznej specjalizujące się w przechowywaniu i gromadzeniu dokumentacji audiowizualnej.
Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:
1) kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego,
2) prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego,
3) ewidencja, przechowywanie, opracowywanie, zabezpieczanie
i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego,
4) kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych,
5) wydawanie odpisów, wyciągów i kserokopii przechowywanych materiałów oraz ich uwierzytelnianie, a także wystawianie zaświadczeń na podstawie zgromadzonych materiałów,
6) prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych,
7) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej .
Archiwami państwowymi wyodrębnionymi są:
-archiwum Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej,
-archiwum Ministerstw Obrony Narodowej, Spraw Wewnętrznych i Administracji, Spraw Zagranicznych, Urzędu Ochrony Państwa oraz jednostek organizacyjnych im podległych..

Archiwa wyodrębnione obejmują swoim zasięgiem działania obszar całego kraju. Materiały archiwalne przez nich wytworzone powinny być przekazane do archiwów państwowych, nie później niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia ( o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli).
Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych i samorządach terytorialnych, w których powstają materiały archiwalne.
Kierownicy tych jednostek obowiązani są zapewnić:
-gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych,
-klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie dokumentacji a także przekazywanie jej właściwym archiwom państwowym.

Państwowym jednostkom organizacyjnym z powierzonym zasobem archiwalnym (np. PAN, IPN) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć gromadzenie i przechowywanie materiałów archiwalnych. Różnica między nimi a zwykłymi archiwami zakładowymi polega na tym, że materiały archiwalne przez te jednostki wytworzone nie podlegają okresowemu przekazywaniu do archiwów państwowych. Decyzje dotyczące powierzenia zasobu Naczelny Dyrektor wydaje na czas określony lub na stałe.

Dokumentacja wytworzona w toku działalności urzędów i instytucji a także innych jednostek organizacyjnych może być bardzo zróżnicowana.
Podstawowe kryteria podziału dokumentacji to:
l) kryterium wartości archiwalnej dokumentacji,
2) kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik,
3) kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.

Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatności do celów praktycznych dzielimy całą dokumentację na dwie kategorie:
-materiały archiwalne oznaczone symbolem „A „, -dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem „B”.
Materiały archiwalne to wszelkiego rodzaju akta i dokumenty , korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki -powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
Materiały archiwalne mają więc wartość historyczną, przechowywane są wieczyście, a więc nie mogą być nigdy zniszczone.

Dokumentacja niearchiwalna (w odróżnieniu od materiałów archiwalnych) posiada jedynie wartość praktyczną. Po jej wykorzystaniu i po upływie określonych okresów przechowywania, j es t brakowana i niszczona. Dokumentacja ta dzieli się na trzy grupy:
-”B” z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas okres jej przechowywania (np. „B5″),
-”BE” z dodaniem cyfr arabskich, gdzie litera „E” oznacza przeprowadzenie ekspertyzy przez właściwe archiwum państwowe, po obowiązującym okresie przechowywania dokumentacji w instytucji (np. „BElO”),
-”Bc” oznaczającą dokumentację, która jest powtarzalna, ma wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona na makulaturę.
Instytucje wytwarzające materiały archiwalne zobowiązane są
do prowadzenia archiwum zakładowego, natomiast te, które wytwarzają tylko dokumentację niearchiwalną prowadzą składnice akt. Decyzje w tej sprawie wydaje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną może być utrwalona na różnego rodzaju nośnikach.

Podstawowym nośnikiem był i jest papier. Dokumentację zarejestrowaną na tym nośniku nazywamy aktową.
Oprócz dokumentacji aktowej spotykamy często dokumentację audiowizualną (mechaniczną). Utrwalona jest ona na płytach gramofonowych, kasetach magnetofonowych oraz innych nośnikach dźwięku, a także na kasetach wideofonowych.

Dokumentacja audiowizualna to również fotografie w postaci negatywów bądź pozytywów.
Coraz częściej instytucje utrwalają swoją dokumentację korzystając z komputerów. Forma komputerowa dokumentacji obejmuje programy, dyski magnetyczne i optyczne oraz dyskietki.
Rozpatrując dokumentację pod względem dostępności do niej osób trzecich, niezależnie od jej wartości archiwalnej oraz nośnika, na którym została utrwalona, możemy wyróżnić jej dwa rodzaje:
a) dokumentację jawną,
b) dokumentację niejawną.

Dokumentacja jawna nie jest objęta klauzulą tajności, może być, więc udostępniona osobom trzecim, w przeciwieństwie do dokumentacji niejawnej zawierającej informacje niejawne.
Sposób oznaczania dokumentacji niejawnej klauzulami tajności reguluje rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999 r. (Dz.U. Nr 18, poz. 167 ze zm.).

Dokumentacja niejawna dzieli się na:
-dokumentację ściśle tajną,
-dokumentację tajną,
-dokumentację poufną,
-dokumentację zastrzeżoną.
Dokumentacja ściśle tajna i tajna stanowi tajemnicę państwową i podlega ochronie przez 50 lat od momentu jej wytworzenia.
Natomiast dokumentacja poufna i zastrzeżona stanowi tajemnicę służbową. Dokumentacja poufna podlega ochronie przez 5 lat, a zastrzeżona przez 2 lata.
Dokumentacja ściśle tajna, tajna oraz poufna powinna być przechowywana w kancelarii tajnej. Organizację kancelarii tajnych określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 r. (Dz. U . Nr 18, poz. 156).

Postępowanie z dokumentacją w instytucjach od chwili wpływu lub od momentu wytworzenia jej w komórce organizacyjnej oraz obieg tej dokumentacji w trakcie załatwiania spraw do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub do składnicy akt reguluje instrukcja kancelaryjna. Jest ona podstawą pracy biurowej instytucji i określa jej system kancelaryjny. Instrukcja kancelaryjna reguluje w szczególności zasady rejestrowania spraw oraz znakowania pism, zakładania teczek aktowych oraz zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego bądź do składnicy akt.
Instytucje państwowe i samorządowe, jednostki organizacyjne, w których powstają materiały archiwalne (akta kategorii „A”) zobowiązane są do opracowania i stosowania instrukcji kancelaryjnych. Na mocy art. 6 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173) instrukcje te wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który do tego celu upoważnił dyrektorów właściwych archiwów państwowych.
Zatwierdzanie instrukcji kancelaryjnych przez dyrektorów archiwów państwowych nie jest obowiązkowe dla instytucji niepaństwowych, których instrukcje są zatwierdzane i wprowadzane w życie przez dyrekcje tych instytucji.
W polskich instytucjach najczęściej spotykanym systemem kancelaryjnym jest system dziennikowy i bez dziennikowy, a ostatnio mieszany.
W systemie dziennikowym podstawę ewidencji wszystkich pism stanowi dziennik podawczy, na podstawie, którego każde wpływające lub wychodzące pismo otrzymuje kolejny numer. Numer ten łamany przez dwie ostatnie cyfry roku jest znakiem pisma. Dziennik podawczy jest wspólny dla całej korespondencji, dlatego kolejne pisma tej samej sprawy mają różne znaki. Utrudnia to tworzenie kompletu akt spraw.
Natomiast w systemie bez dziennikowym dokonuje się rejestracji spraw, a nie poszczególnych pism.
Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Następne pisma w tej sprawie otrzymują ten sam znak, co pismo pierwsze.
Znak sprawy jest jej cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części:•l) symbolu literowego nazwy komórki organizacyjnej wymienionej w regulaminie organizacyjnym instytucji,
2) liczbowego symbolu hasła według rzeczowego wykazu akt,
3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw.
Trzy pierwsze składniki znaku powinny być oddzielone od czwartego kreską pionową, a od siebie – kreską poziomą.
Przykładowy znak sprawy DP-022-5/01 oznacza:
D P -Departament Prawny,
022 -Interpretacja aktów prawnych,
5 -kolejny numer sprawy w spisie spraw,
01- rok 2001.
Niektóre instytucje poszerzają znak sprawy o jeden element, a mianowicie o kolejny numer pisma w danej sprawie, oddzielony nawiasem.
Przykładowy znak sprawy DP-022-5(3)/Ol oznacza wtedy:
D P -Departament Prawny,
022 Interpretacja aktów prawnych,
5 -kolejny numer sprawy w spisie spraw,
(3) -trzecie pismo w tej sprawie,
01- rok 2001.
Rejestracji dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. W przypadku komputerowego rejestrowania spraw formularz spisu spraw należy wprowadzić do pamięci komputera. Wypełniony spis spraw zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi rzeczowego wykazu akt jest nazwą pliku.
Rzeczowy wykaz akt jest podstawą systemu bez dziennikowego. Wykaz akt stanowi niezależną od struktury organizacyjnej rzeczową klasyfikację wszystkich akt powstających w toku działalności instytucji i zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami oraz kategorią archiwalną.
Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, tzn. że całość akt wytwarzanych w komórkach organizacyjnych należy podzielić na klasy I rzędu oznaczone symbolami od 0 do 9. W ramach każdej z tych klas wprowadza się klasy II rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy I rzędu jednej z cyfr od O do 9, a w ich ramach wprowadza się klasy III rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy II rzędu znów jednej z cyfr od O do 9 itd.
W systemie bez dziennikowym można stosować kontrolki wpływu ( dzienniki korespondencyjne czy inne pomoce ewidencyjne) służące do kontroli obiegu dokumentacji. Nie mają one jednak wpływu na znakowanie pism i kompletowanie akt spraw w teczkach.
Konsekwentne stosowanie systemu bez dziennikowego, tzn. przestrzeganie jednolitych zasad rejestrowania spraw, tworzenia teczek aktowych oraz ich układu przynosi duże korzyści merytoryczne. Materiały archiwalne mogą być od razu wydzielone, właściwie uporządkowane i zabezpieczone dla przyszłych pokoleń, a dokumentacja niearchiwalna o jednakowym okresie przechowywania (po jego upływie), może być brakowana bez potrzeby oddzielania jej od dokumentacji o innym okresie przechowywania. Stosowanie systemu bez dziennikowego pomocne jest również w celu szybkiego dotarcia do potrzebnej dokumentacji. Ułatwia też w ogromnym stopniu przygotowanie akt do przekazania do archiwum zakładowego instytucji, a po ustawowym okresie ich przechowywania w tym archiwum, przekazanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego.
Ostatnio niektóre instytucje, w których obowiązuje bez dziennikowy system kancelaryjny z obawy przed zaginięciem pism, zaczęły używać różnych pomocniczych środków ewidencyjnych.
I tak wytworzył się system kancelaryjny mieszany, który łączy w sobie elementy systemu dziennikowego i bez dziennikowego.
W systemie mieszanym rejestracja prowadzona jest dwutorowo. Kancelaria instytucji nadaje pismu kolejny numer wpływu wynikający z dziennika podawczego (prowadzonego chronologicznie), natomiast pracownicy komórek organizacyjnych dokonują właściwej rejestracji wykorzystując do tego celu symbole klasyfikacyjne wspomnianego wyżej rzeczowego wykazu akt (rejestrują sprawy, a nie pisma, w spisie spraw).
Obieg korespondencji winien być szybki. Pisma powinny przechodzić przez niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz. Obieg pism wewnątrz instytucji powinien odbywać się za pokwitowaniem. Akta spraw będących w toku załatwiania powinny być przesyłane do komórek organizacyjnych (punktów zatrzymania) w teczce obiegowej. Czynności kancelaryjne to czynności dokonywane w zakresie przyjmowania, ewidencji, rejestrowania, wysyłania i przechowywania dokumentacji. Czynności kancelaryjne wykonywane są na ogół przez kancelarię oraz referentów spraw w komórkach organizacyjnych. W systemie dziennikowym i mieszanym do typowych czynności kancelarii należy w szczególności:
-przyjmowanie wpływów, sprawdzanie ich, opatrywanie pieczątką wpływu oraz ich segregacja,
-ewidencjonowanie ich w dzienniku korespondencyjnym, -przekazywanie wpływów do wglądu przełożonym tych oraz ich dystrybucja do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z dekretacją,
-przyjmowanie z komórek organizacyjnych korespondencji wychodzącej i jej ewidencja w dzienniku wysyłanej korespondencji,
-ekspedycja wysyłanej korespondencji.
W systemie kancelaryjnym bez dziennikowym kancelaria ogranicza się do umieszczenia pieczątki wpływu, w obrębie, której wpisuje datę wpływu i liczbę załączników. Następnie po dekretacji przełożonych, korespondencję przekazuje się do komórek organizacyjnych. Pracownicy komórek organizacyjnych załatwiający sprawy rejestrują je według symboli i haseł klasyfikujących z rzeczowego wykazu akt. Przystępując do rejestracji pracownik sprawdza, czy otrzymane pismo dotyczy sprawy już zapoczątkowanej czy jest to pierwsze pismo w nowej sprawie. Jeśli sprawa była już zapoczątkowana, pracownik ogranicza się do odnotowania w obrębie pieczątki wpływu znaku sprawy nadanego wcześniej. Natomiast, jeśli otrzymane pismo jest pierwsze w danej sprawie, rejestruje je wpisując do spisu spraw danej teczki (załącznik nr 1 ). Na piśmie w obrębie pieczątki wpływu wpisuje wówczas znak sprawy, który składa się z symbolu komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt, kolejnego numeru ze spisu spraw, pod którym sprawa została zarejestrowana oraz dwóch ostatnich cyfr roku.
Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej.
W przypadku ustnego załatwienia sprawy pracownik odpowiedzialny za jej załatwienie sporządza odpowiednią notatkę zawierającą informacje o sposobie załatwienia, nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika załatwiającego sprawę.
Dla każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią winno zawierać następujące elementy:
a) imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres,
b) znak rozpoznawczy sprawy,
c) datę wysyłki pisma,
d) datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
e) podpis w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko uprawnionego do podpisu,
f) inicjały pracownika, który sporządził pismo,
g) liczbę załączników.
W przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma po zwrocie „otrzymują” albo „do wiadomości”, wymienia się adresatów.
Czystopisy wysyłanych pism sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem.
W dacie pisma należy umieścić jedynie rok i miesiąc, dzień miesiąca wpisuje podpisujący.
Uprawnienia do podpisywania pism w granicach statutowego działania określa regulamin organizacyjny instytucji.
Jeśli podpisujący działa z upoważnienia, zamieszcza przed stanowiskiem znak „z up.”, jeżeli pismo podpisuje pełniący obowiązki -znak „p.o.”, a jeżeli osoba podpisująca w jego zastępstwie –znak „wz.”.
W sytuacji podpisywania większej ilości pism tej samej treści, można podpis odręczny zastąpić faksymile imienia i nazwiska bądź powielić pismo, po okazaniu podpisanego oryginału, który pozostaje w aktach sprawy.
Urzędowe pieczęcie okrągłe umieszcza się na pismach mających charakter dokumentu.
Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wykazem akt. N a każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw. W sytuacji znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu jednego roku można prowadzić teczki ze spisami spraw przez kilka lat. Odnosi się to także do akt, których charakter wymaga łączenia ich przez dłuższy czas, np. zbiorów normatywów.
Końcowej klasie wykazu akt odpowiada teczka aktowa (może być podzielona na tomy) o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych.
Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać następujące oznaczenia:
1) na środku u góry -pełną nazwę instytucji oraz nazwę komórki organizacyjnej,
2) w lewym górnym rogu -znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,
3) w prawym górnym rogu -kategorię archiwalną akt, a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii „B”) również okres jej przechowywania,
4) na środku -tytuł teczki, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce,
5) pod tytułem -rok założenia teczki.
Dokumentację spraw załatwionych należy przechowywać w teczkach aktowych założonych zgodnie z wykazem akt.
Teczki aktowe układa się w kolejności poszczególnych pozycji wykazu akt. Przechowywana dokumentacja powinna być ułożona w teczce aktowej w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw -chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu.
Po upływie dwóch lat od momentu zakończenia spraw, akta z komórek organizacyjnych przekazywane są do archiwum zakładowego (lub do składnicy akt). Przekazywane akta powinny być uporządkowane przez komórkę, która je wytworzyła. Przez uporządkowanie rozumie się:
a) ułożenie akt w teczkach sprawami, a w obrębie spraw chronologicznie, według spisu spraw (pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu),
b) wyłączenie wtórników i brudnopisów,
c) opisanie teczek aktowych poprzez podanie następujących oznaczeń:
-na środku u góry -pełnej nazwy instytucji oraz nazwy komórki organizacyjnej ,
-w lewym górnym rogu -znaku akt złożonego z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,
-w prawym górnym rogu -kategorii archiwalnej akt, a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii „B”) również okresu jej przechowywania,
-na środku -tytułu teczki, tj. pełnego hasła z wykazu akt uzupełnionego o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce,
-pod tytułem -roku założenia teczki.
d) ułożenie teczek w porządku zgodnym z wykazem akt,
e) ponumerowanie stron, zszycie akt oraz usunięcie części metalowych w teczkach zawierających materiały archiwalne (akta kategorii „A”).
Punkt e) nie dotyczy uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii „B”), a więc dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
Uporządkowane akta (zarówno kategorii „A „, jak i kategorii „B”) przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (wzór formularza zawiera załącznik nr 3).

Spisy te sporządza się osobno dla materiałów archiwalnych -w czterech egzemplarzach i osobno dla dokumentacji niearchiwalnej – w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz spisu zatrzymuje, po poświadczeniu przez archiwistę, komórka organizacyjna przekazująca akta. Pozostałe przeznaczone są dla archiwum zakładowego (bądź składnicy akt).

Akta powinny być przekazywane kompletnymi rocznikami. Te, które nadal są niezbędne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia, tzn. umieszczenia odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym.

Źródło: Archiwizacja. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją.

DocWin – film

17-04-2012

Rejestracja korespondencji

07-04-2012

Rejestracji korespondencji obejmuje wiele rodzajów dokumentów, które pochodzą z różnych źródeł, np: dokumenty papierowe, pliki poczty elektronicznej, faksy papierowe i elektroniczne i inne nośniki informacji. Po procesie przyjęcia dokumentów i przetworzenia ich na formę elektroniczną, papierowy oryginał trafia do bezpiecznego archiwum.

Zeskanowany obraz dokumentu może zostać udostępniony, według ściśle określonych reguł, uprawnionym osobom poprzez zdefiniowanie typu dokumentu. Usługa umożliwia także zarządzanie obciążeniem zasobów ludzkich, wyznaczając zadania, związane z obsługą wynikających z dokumentów spraw, poszczególnym grupom pracowników.

Klienci korzystający z systemu DocWin do zarządzania korespondencją ponoszą jedynie koszty dokumentów faktycznie przetworzonych i wprowadzonych do systemu informatycznego. DocWin zapewnia specjalistyczne oprogramowanie, które czuwa nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu, co generuje znaczące oszczędności po stronie klienta.

Artykuł – money.pl

28-03-2012

Microsoft wymyślił okienka, w których możemy układać pliki w folderach skojarzone z ikonami.

Nikt nie wierzył, że coraz bardziej będziemy wypierać tradycyjne zwoje pergaminu. Niewielu ludzi przeczuwało, że następnym krokiem będzie ulepszenie sposobu przechowywania plików w odpowiednie logiczne grupy oraz podgrupy. Co zrobimy z dokumentem, który jest w postaci papieru? Informatycy powiedzą: należy zeskanować, odpowiednio nazwać, przetworzyć plik przez OCR, oznaczyć ważnymi słowami takimi jak „ważne”, „rachunek”, „szkolenia”, itp., następnie przegrać w bezpieczne miejsce i zapewnić odpowiedni backup. Każde z wyżej wymienionych czynności da się zrobić z osobna, ale czy nie lepiej byłoby mieć jeden spójny system, który dodatkowo zapewni nam mobilność, szybkość działania, niezawodność oraz bezpieczeństwo?

W odpowiedzi na Wasze potrzeby firma IT System Sp z o.o., dzięki pomocy unijnej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, przygotowała i wprowadza na rynek produkt DocWin.

Siłą DocWina jest to, że posiada w sobie wszystkie elementy prawdziwego systemu „SCAD”. System SCAD to w kilku słowach sposób na zmianę dokumentów papierowych w dokumenty elektroniczne. Każdy plik, który będzie dodany do systemu DocWin zostanie zapisany w elektronicznym repozytorium. Użytkownik może dopisać do pliku informacje, które usprawnią katalogowanie i ustawią uprawnienia dla odpowiednich osób.

Pliki, dzięki silnikowi DocWina automatycznie zostaną przekonwertowane, w zależności od oryginalnego formatu, do innych postaci takich jak Word, PDF. I tak również bez żadnego problemu plik PDF zostanie przekonwertowany do DOC. Natomiast co z dokumentami zeskanowanymi? Firma wybrała najlepszy silnik na rynku ABBYY Finereader Engine do rozpoznawania znaków.

Każdy plik przeskanowany przez DocWina indeksuje słowa występujące w dokumencie. Użytkownik wyszukując plik nie musi znać nazwy pliku, wystarczy że wpisze słowa, które będą mu się kojarzyć z treścią występującą w dokumencie np. „faktura”, „oferta”, itp. Jeśli plików będzie za dużo, możemy ustawić filtr dotyczący daty zamieszczenia pliku w DocWin. Jeżeli znamy nazwę firmy, która była związana z danym dokumentem możemy jej nazwę dodać do zaawansowanego wyszukiwania.

Zespół tworzący DocWina tworzył przez lata dedykowane rozwiązania tego typu pod konkretnych klientów, ma tez bogate doświadczenie w systemach związanych z bezpieczeństwem i archiwizacją danych.

Interface programu DocWin jest prosty w obsłudze, intuicyjny a filmy i prezentacje na stronie pomagają oswoić się z systemem. Informują nas jak krok po kroku: rozpocząć pracę, wprowadzić pierwszy dokument, opisać dokument oraz prezentują bardziej zaawansowane funkcje systemu.

interfejs

Podgląd dokumentów
Opiszmy teraz kilka ciekawych cech tego systemu. Aplikacja została wyposażona w podgląd pliku bez ściągania go na swój komputer.
Ciekawostką dla klienta może być fakt wybierania języka przy wgrywaniu dokumentów do DocWina. Jest to potrzebne ponieważ zwiększa się przez to precyzja trafności rozpoznawania wyrazów w dokumencie. Silnik Abbyy Finereader Engine bada bazę słów każdego z języków w inny sposób, wybierając najbardziej trafne rozpoznanie fragmentu wyrazu lub zdania. Jeśli korzystaliście już kiedyś z produktów firmy Abbyy zapewne wiecie jak dobrze sprawuje się ta aplikacja.

Kolejną cechą produktu są uprawnienia do obiektów dla kont które administrator założył. Konta współpracowników identyfikują ich adresy e-mail. Możemy uprawniać pracowników do podglądania zawartości wybierając użytkowników z listy utworzonych kont. Na przykład gdy przychodzi faktura zakupowa to standardowo jest przekazywana z jednego działu do drugiego i zanim zostanie zaksięgowana to mija dużo czasu. Niekiedy są przez to przekraczane terminy płatności. W DocWin ten problem znika. Faktura jest w programie do którego dostęp ma każdy uprawniony i może nie ruszając się z miejsca ją zaakceptować.

Obieg dokumentu

Wszystkie dokumenty w DocWinie posiadają swoją historię. Możemy ją przeglądać wybierając szczegóły obiektu, dodać nazwę sprawy jakiej dotyczy dokument.

Takich możliwości nie mamy, kiedy korzystamy ze standardowego udostępnionego zasobu plików, gdzie większość plików jest nazwana niepoprawnie lub bez logicznego sensu.

W regulaminie serwisu znajdziemy zapisy, na podstawie którego firma nie udostępnia nikomu waszych dokumentów, nie sprzedaje listy swoich klientów. W porównaniu do produktów Google nie mamy pewności, czy nie jesteśmy poddawani statystycznym analizom i procesom marketingowym. Oczywiście trzeba przyznać, że w DocWine jeszcze nie można edytować dokumentów na żywo, tak jak to jest w Google docs.Być może doczekamy się tego w przyszłych wersjach produktu.

Firma stara się również dopasować do dobrych standardów aplikacji udostępniając API. Wiele firm zamyka się na możliwość importowania lub exportowania danych w obie strony. Powoduje to, że musimy często rezygnować z jednego systemu na rzecz drugiego.

A co z bezpieczeństwem? Firma wykorzystuje domyślnie protokół https. Certyfikat jest wystawiony przez zaufaną instytucje, która weryfikuje prawo do posługiwania się domeną app.docwin.com. Infrastruktura sieciowa DocWina jest zabezpieczana przez Firewalle oraz antywirusy.

Jedynym warunkiem do rozpoczęcia pełnej współpracy jest opłata 99 zł na rok oraz wybranie odpowiedniego dla siebie pakietu. Jeśli użytkownik zamówi zbyt mały pakiet w stosunku do swoich potrzeb, w każdej chwili może domówić nowy.

Jak zacząć? W tej chwili na stronie http://www.docwin.com została otwarta możliwość testowania. Wystarczy zarejestrować się oraz sprawdzić możliwości rzeczonego produktu.

Co zyskujemy: platformę do archiwizacji i indeksowania danych, możliwość konwertowania oraz obieg dokumentów. Nie musimy mieć nic prócz skanera i Internetu. Należałoby przekonać pracowników do nowych, lepszych warunków pracy oraz pokazania, że wszystko można mieć w jednym produkcie.

Zapraszamy do testów i oswojenia się z nową przyszłością dzięki firmie IT System (www.docwin.com).


Bezpieczeństwo korespondencji nadawczej

07-02-2012

Korespondencja pocztowa, zanim zostanie powierzona operatorowi pocztowemu, musi przejść proces przygotowania: druk dokumentu, adresowanie, zakopertowanie, przygotowanie wymaganych przez operatora druków nadawczych. Należy mieć świadomość, że przesyłane listy muszą być odpowiednio chronione i nadane we właściwym czasie. Należy stworzyć odpowiednie procedury. Dzięki osiągnięciom współczesnej techniki stworzyliśmy system, który monitoruje punktualność procesów, efektywność pracy, a specjalistyczne oprogramowanie zapewnia nam kontrolę nad obiegiem zleceń pocztowej dokumentacji nadawczej.

Dokumenty – Obieg – Workflow

21-12-2011

Jakie obszary firmy warto informatyzować w zakresie aplikacji workflow, obiegu dokumentów?

Najprostsza odpowiedź brzmi:

  • Jeżeli wykonujesz pracę którą się dzielisz z innymi – Ty wykonujesz swoje zadania, przekazujesz ich wyniki innej osobie, nie tylko w Twoim dziale lub nawet w Twojej firmie ale szerzej, komukolwiek, klientowi, partnerowi biznesowemu – np. cenniki i aktualną ofertę ,
  • Jeżeli wykonujesz pracę, która jest powtarzalna – co określone czas powtarzasz te same czynności, np. proces obsługi klienta, wpisywane różnych danych co miesiąc do tego samego zestawienia
  • Jeżeli Twoja praca jest zinformatyzowana – możesz jej wyniki zapisać w postaci elektronicznej, np. nie tworzysz rysunków i grafik, które musisz dostarczyć klientom w formie oryginałów,
  • To warto Twoją pracę ująć w proces obiegu dokumentów.
  • To warto Twoja pracę zinformatyzować
  • To warto dla Ciebie i Twojego zespołu stworzyć aplikację, która automatyzuje procesy biznesowe
  • Czy posiadasz dane w arkuszach kalkulacyjnych?
  • Czy zamieszczasz pliki na folderach publicznych?
  • Czy masz pewność, kto, kiedy i co robi z Twoimi danymi zapisanymi w Excelu?

To przeczytaj ten artykuł, jest dla Ciebie.

Koncepcja arkusza kalkulacyjnego sięga wiele lat wstecz. Zostały one pomyślane jako dużo bardziej inteligentne kalkulatory do przetwarzania danych. Dodane po latach możliwości ich oprogramowywania zwielokrotniły ich możliwości, powodując, że stały się w wielu wypadkach nie tylko repozytoriami danych, ale również, a w wielu firmach przede wszystkim, aplikacjami bazodanowymi. Taki rozwój tego typu aplikacji jak Lotus 1-2-3, Ami Pro, Excel, Calc, Spreadsheets, spowodował, że obecnie bardzo dużo osób nie może obyć się w codziennej pracy bez tego narzędzia. Powszechna dostępność, ogólna znajomość oraz przywiązanie użytkowników do interfejsów spowodowało, że aplikacje oparte na arkuszach kalkulacyjnych stały się powszechne. Użytkownicy nie zastanawiali się, nad bezpieczeństwem oraz aktualnością danych w nich zawartych. Po prostu z nich korzystali. I tak już zostało.

I tak jest również wśród naszych klientów.

Większość z naszych klientów, wśród których są zarówno firmy małe jak i średnie – używa różnych arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze te są zlokalizowane na serwera, do których mają dostęp wszyscy pracownicy. Taki, publiczny dostęp do zasobów firmy jest powszechnie praktykowany. Nie jest wynikiem stosowania jakichkolwiek procedur w ramach polityki bezpieczeństwa firmy, a ma jedynie na celu łatwiejsze zarządzanie firmą.

Już wiele lat temu został stworzony podział na środowisko aplikacji, środowisko klienta oraz środowisko przechowywania danych. W arkuszach kalkulacyjnych wszystkie trzy wyżej wymienione elementy zostały połączone w jedne organizm, spójny i bardzo dobrze działający, ale czy bezpieczny. Obecnie można z całą pewności powiedzieć, że arkusze kalkulacyjne stały się problemem dla ich użytkowników z powodu ich powszechnej popularności.

Łatwy dostęp to ryzykowny dostęp

Każdy użytkownik posiadający dostęp do danych firmy poprzez różnego rodzaju pliki Excela ma również możliwość do wykorzystania tych danych w sobie tylko znany sposób. Aplikacja Excel umożliwia użytkownikom nie tylko pracę z danymi, ale również dowolne możliwości ich przenoszenia kopiowania i publikowania. Firmy korzystające z aplikacji Excela czy innego arkusza kalkulacyjnego musze mieć świadomość, że każdy z użytkowników, który ma do nich dostęp ma pełen dostęp do wszystkich danych. Firmy nie mają żadnej kontroli nad zachowanie informacji poufnych.



Czym jest OCR ?

21-12-2011

Zastosowanie technologii OCR (Optical Character Recognition – Optyczne Rozpoznawanie Znaków) pozwala uwolnić użytkownika komputera od żmudnej, odtwórczej pracy przy przepisywaniu tekstów. Wystarczy zeskanować dokument i przetworzyć, wykorzystując oprogramowanie OCR. Program typu FineReader odczytuje pismo drukowane na zeskanowanym dokumencie i zapisuje tekst w postaci pliku edytowalnego (np. w formacie Worda, RTF). Odtworzony zostaje nie tylko tekst, ale również krój czcionek, formatowanie akapitów, przenoszone są elementy graficzne (ilustracje, wykresy). Dzieje się to w tempie nieosiągalnym dla człowieka przepisującego teksty ręcznie. Konwersja jednej standardowej strony A4 (210×297 mm) trwa około minuty. Poprawność rozpoznawania przekracza 99,9% – co oznacza, że mniej niż jeden znak na 1000 rozpoznawany jest z błędem (to nieporównywalnie mniej, niż przy „wklepywaniu” tekstów ręcznie).
Każda przetworzona automatycznie strona to oszczędność około 30 minut. Oszczędność tym większa, że koszt jednostanowiskowej wersji programu OCR wynosi kilkaset złotych.
Jeszcze większym usprawnieniem jest wykorzystanie systemów informatycznych do pobierania danych z formularzy – dokumentów o ustalonym układzie graficznym (wzorze), zwykle wypełnianych ręcznie i przetwarzanych masowo. Znajdują tu zastosowanie szybkie skanery automatyczne oraz technologia ICR (Intelligent Character Recognition) pozwalająca odczytywać blokowe pismo ręczne. Skraca to czas wprowadzania danych z formularzy, eliminuje błędy oraz obniża koszty w wypadku prowadzenia działalności gospodarczej.
Automatyczne przetwarzanie dokumentów zdobywa coraz szersze zastosowania. Ilość przetwarzanych dokumentów sprawia, że system OCR staje się nie luksusem, lecz koniecznością we współczesnym biurze, a także i w zastosowaniu domowym.
Dla osób niewidomych OCR jest znakomitym narzędziem, dzięki któremu wszelkiego rodzaju druki, po zeskanowaniu i rozpoznaniu optycznym na tekst formatowalny, mogą być odczytywane przez programy udźwiękawiające (np. JAWS). To jest znakomita pomoc, umozliwiająca pracę, naukę, kontakt ze słowem drukowanym.


Czym jest DocWin ?

19-09-2011

Platforma DocWin nad którą pracuje firma IT System Sp z o. o. umożliwiać będzie użytkownikom:

 

- Katalogowanie korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej

 

- Opisywanie dokumentów za pomocą różnego rodzaju atrybutów i cech w celu ich usystematyzowania i ułatwienia dostępu

 

- Przechowywanie dokumentów cyfrowych (np. pdf, doc, rtf) jak i analogowych po ich zeskanowaniu (wydruki, faksy)

 

- Konwersję dokumentów analogowych na formę cyfrową poprzez wykorzystanie technologii OCR

 

- Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie poprzez portal DocWin

 

- Przeglądanie i wyszukiwanie dokumentów na podstawie ich treści

 

- Pobieranie dokumentów w dogodnym dla użytkownika formacie cyfrowym

 

- Obieg dokumentów pozwalający na przekazywanie dokumentów np. pomiędzy pracownikami firmy

 

Platforma DocWin pozwoli firmom pozbyć się powszechnego problemu z bałaganem w dokumentach zalegających jako papiery w segregatorach i biurkach oraz tych cyfrowych rozsianych jako pliki na komputerach pracowników. DocWin zapewni jednolite i bezpieczne środowisko dla wszystkich dokumentów – zarówno cyfrowych jak i analogowych. Umożliwi ich przeszukiwanie, katalogowanie i opisywanie niezależnie od tego jaka była ich pierwotna postać (fax, plik, wydruk, skan itp).