Szybki dostęp

Dzięki zastosowaniu bibliotek do konwersji i rozpoznawania pisma w DocWin, każdy dokument umieszczony w systemie zostanie zaindeksowany łącznie z całą jego zawartością. Ma to ogromne znaczenie przypóźniejszej pracy z systemem i wyszukiwaniu dokumentów.
Wystarczy, że w odpowiednim polu wpiszemy fragment tekstu który znajdował się w dokumencie, a nasz system wyświetli listę wszystkich plików które go zawierają. Należy pamiętać, że nasz system zaindeksuje również dokumenty zeskanowane rozpoznając automatycznie ich treść.
Kolejny ważny element systemu wyszukiwania dokumentów to możliwość definicji własnych metadanych opisujących dokument. Oznacza to, że możemy dla każdego pliku zdefiniować dodatkowe parametry które ułatwią nam późniejsze przeszukiwanie całej biblioteki dokumentów. Przykładowo dla dokumentów typu faktura zakupowa możemy zdefiniować dodatkowe parametry które określą firmę której faktura dotyczy, datę zakupu, osoby odpowiedzialnej za zakup itp. Następnie przeszukując bibliotekę możemy dodatkowo określić parametry wyszukiwania podając nazwę firmy, zakres dat w których chcemy odnaleźć dokumenty, czy osobę odpowiedzialną za zakup.
Silnik wyszukiwania w systemie DocWin działa błyskwicznie i bardzo dokładnie ułatwiając pracę z bardzo dużymi bibliotekami danych. Poprzez definicję własnych parametrów opisujących dokumenty oraz konwersji skanowanych dokumentów do postaci elektronicznej zwracane wyniki wyszukiwania są takie jakich oczekujemy.