Dokumenty – Obieg – Workflow

21-12-2011

Jakie obszary firmy warto informatyzować w zakresie aplikacji workflow, obiegu dokumentów?

Najprostsza odpowiedź brzmi:

  • Jeżeli wykonujesz pracę którą się dzielisz z innymi – Ty wykonujesz swoje zadania, przekazujesz ich wyniki innej osobie, nie tylko w Twoim dziale lub nawet w Twojej firmie ale szerzej, komukolwiek, klientowi, partnerowi biznesowemu – np. cenniki i aktualną ofertę ,
  • Jeżeli wykonujesz pracę, która jest powtarzalna – co określone czas powtarzasz te same czynności, np. proces obsługi klienta, wpisywane różnych danych co miesiąc do tego samego zestawienia
  • Jeżeli Twoja praca jest zinformatyzowana – możesz jej wyniki zapisać w postaci elektronicznej, np. nie tworzysz rysunków i grafik, które musisz dostarczyć klientom w formie oryginałów,
  • To warto Twoją pracę ująć w proces obiegu dokumentów.
  • To warto Twoja pracę zinformatyzować
  • To warto dla Ciebie i Twojego zespołu stworzyć aplikację, która automatyzuje procesy biznesowe
  • Czy posiadasz dane w arkuszach kalkulacyjnych?
  • Czy zamieszczasz pliki na folderach publicznych?
  • Czy masz pewność, kto, kiedy i co robi z Twoimi danymi zapisanymi w Excelu?

To przeczytaj ten artykuł, jest dla Ciebie.

Koncepcja arkusza kalkulacyjnego sięga wiele lat wstecz. Zostały one pomyślane jako dużo bardziej inteligentne kalkulatory do przetwarzania danych. Dodane po latach możliwości ich oprogramowywania zwielokrotniły ich możliwości, powodując, że stały się w wielu wypadkach nie tylko repozytoriami danych, ale również, a w wielu firmach przede wszystkim, aplikacjami bazodanowymi. Taki rozwój tego typu aplikacji jak Lotus 1-2-3, Ami Pro, Excel, Calc, Spreadsheets, spowodował, że obecnie bardzo dużo osób nie może obyć się w codziennej pracy bez tego narzędzia. Powszechna dostępność, ogólna znajomość oraz przywiązanie użytkowników do interfejsów spowodowało, że aplikacje oparte na arkuszach kalkulacyjnych stały się powszechne. Użytkownicy nie zastanawiali się, nad bezpieczeństwem oraz aktualnością danych w nich zawartych. Po prostu z nich korzystali. I tak już zostało.

I tak jest również wśród naszych klientów.

Większość z naszych klientów, wśród których są zarówno firmy małe jak i średnie – używa różnych arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze te są zlokalizowane na serwera, do których mają dostęp wszyscy pracownicy. Taki, publiczny dostęp do zasobów firmy jest powszechnie praktykowany. Nie jest wynikiem stosowania jakichkolwiek procedur w ramach polityki bezpieczeństwa firmy, a ma jedynie na celu łatwiejsze zarządzanie firmą.

Już wiele lat temu został stworzony podział na środowisko aplikacji, środowisko klienta oraz środowisko przechowywania danych. W arkuszach kalkulacyjnych wszystkie trzy wyżej wymienione elementy zostały połączone w jedne organizm, spójny i bardzo dobrze działający, ale czy bezpieczny. Obecnie można z całą pewności powiedzieć, że arkusze kalkulacyjne stały się problemem dla ich użytkowników z powodu ich powszechnej popularności.

Łatwy dostęp to ryzykowny dostęp

Każdy użytkownik posiadający dostęp do danych firmy poprzez różnego rodzaju pliki Excela ma również możliwość do wykorzystania tych danych w sobie tylko znany sposób. Aplikacja Excel umożliwia użytkownikom nie tylko pracę z danymi, ale również dowolne możliwości ich przenoszenia kopiowania i publikowania. Firmy korzystające z aplikacji Excela czy innego arkusza kalkulacyjnego musze mieć świadomość, że każdy z użytkowników, który ma do nich dostęp ma pełen dostęp do wszystkich danych. Firmy nie mają żadnej kontroli nad zachowanie informacji poufnych.